Aitrom-chair to CRM z asystentem AI dla firm usługowych, instalacyjnych i budowlanych. Poniżej odpowiedzi na pytania, które słyszymy najczęściej: o ofertach, poczcie, danych, serwerze plików, wdrożeniu i kosztach.
Szkic odpowiedzi do klienta
Zapytanie z mailaprzy sprawie
Zdjęcia z oględzin2 pliki
Wzór oferty firmyWasz
Mail czeka na Wasze tak.
To CRM z asystentem AI, który ALTROM wdraża w biurze firmy. Przy każdej sprawie trzyma pocztę, folder z serwera plików i Wasz wzór oferty. Asystent AI przygotowuje szkice odpowiedzi, ofert i pism, a człowiek decyduje, co wychodzi z firmy.
ChatGPT pisze w osobnym oknie i nie zna Waszych spraw. Asystent w Aitrom-chair pracuje przy konkretnej sprawie: widzi jej maile, pliki z folderu na serwerze i Wasz wzór pisma. Szkic zostaje w sprawie, a wysyłka czeka na Waszą decyzję. Gdy pracownicy używają prywatnych kont czatu, firmowa korespondencja trafia tam bez umowy powierzenia. W Aitrom-chair zakres przetwarzania zapisujemy w umowie.
Zostaje folder sprawy na Waszym serwerze z notatkami, zdjęciami i dokumentami, karta klienta w CRM i korespondencja na wspólnej skrzynce, na przykład biuro@. Zastępca pyta asystenta, co ustalono z klientem, i dostaje odpowiedź ze wskazaniem plików. Prywatna skrzynka pracownika zostaje prywatna.
Zapytanie trafia do sprawy razem z załącznikami. Asystent czyta zapytanie i pliki, na przykład przedmiar albo opis techniczny, i składa szkic na Waszym wzorze oferty. Kwoty zatwierdza człowiek. Potem powstaje PDF, a mail do klienta wychodzi dopiero po Waszym tak.
Asystent czyta pocztę firmową, porządkuje wiadomości i przygotowuje szkic odpowiedzi w wersjach roboczych. Nie wysyła go sam. Pracownik sprawdza treść, poprawia i zatwierdza wysyłkę.
Tak, w zakresie CRM z agentem. System ma kalendarz z terminami, typami zdarzeń, priorytetami, osobami i statusami. Na polecenie pracownika asystent wyszukuje terminy i zadania oraz zakłada nowe, na przykład zadanie dla biura po notatce z terenu.
Nie. Wysyłka maila, kasowanie i archiwizacja czekają na potwierdzenie człowieka, a kwoty w ofercie zatwierdza pracownik, zanim powstanie dokument. Asystent może za to sam czytać materiały sprawy i zapisać roboczy plik do sprawdzenia, na przykład ofertę w ODT.
W standardzie asystent pracuje na mailach, pismach, arkuszach i PDF-ach z opisem, a zdjęcie można mu przesłać w rozmowie. Analiza rysunków technicznych i własne obiegi dokumentów należą do zakresu branżowego, który wyceniamy osobno.
Tak. Asystent obsługuje dyktowanie i odczyt odpowiedzi na głos. Działanie zależy od przeglądarki, z której korzysta pracownik.
Tak, w przeglądarce telefonu. W biurze system działa w sieci lokalnej. Dostęp spoza biura ustalamy przy wdrożeniu: przez szyfrowane połączenie HTTPS albo VPN.
Dane w Aitrom-chair
DokumentyWasz serwer plików
Baza CRM i historiakomputer w biurze
Treść zadania dla AIAPI dostawcy
Zakres przetwarzania w umowie powierzenia.
Dokumenty zostają na Waszym serwerze plików. Aplikacja, baza CRM i historia asystenta działają na dedykowanym komputerze w sieci biura, obok serwera. To nie jest CRM w chmurze.
Model AI działa przez uzgodnione API dostawcy. Treść potrzebna do konkretnego zadania może trafić do tego dostawcy. Zakres przetwarzania zapisujemy w umowie powierzenia danych zgodnej z RODO.
Nie uczy się sam. Pracuje na materiałach sprawy, które mu wskazujecie, i według zasad firmy spisanych przy wdrożeniu. Zasady zmieniamy w ramach opieki ALTROM. Co dostawca modelu może robić z treścią zadania, określa umowa powierzenia.
CRM, poczta w sieci firmowej i pliki na serwerze działają w sieci lokalnej. Asystent AI potrzebuje połączenia z internetem, bo model działa przez API dostawcy.
Każdy pracownik ma własne konto i rolę, na przykład biuro, instalator albo administrator. Dostęp do podfolderów można ograniczyć według roli. ALTROM ma dostęp serwisowy przez VPN wyłącznie do opieki nad systemem i wiecie o nim od początku.
Komputer obok serwera plików
1–3 osobymini-PC
4–10 osóbmini-PC albo desktop
11–25 osóbserwer tower
Z zasilaczem UPS. Sprzęt jest Wasz.
Tak. Aitrom-chair pracuje na dokumentach z Waszego serwera plików, na przykład QNAP, Synology albo udziału Windows (SMB lub NFS). Firmę bez serwera plików wyceniamy osobno.
Dobieramy go do liczby osób pracujących z asystentem: mini-PC dla 1–3 osób, mocniejszy mini-PC albo desktop dla 4–10 osób, serwer tower dla 11–25 osób. W zestawie jest zasilacz awaryjny UPS. Komputer jest własnością firmy.
Z firmową pocztą obsługującą IMAP i SMTP. Pracownik ma w systemie webmail z jedną albo dwiema skrzynkami, na przykład własną i wspólną skrzynką biura. Asystent korzysta z tych samych skrzynek.
Nie. Aitrom-chair działa w Waszej sieci, na komputerze obok serwera plików. Wchodzicie do niego z przeglądarki. Wariantu w chmurze ani na serwerze VPS nie oferujemy.
Etapy wdrożenia
Analiza procesutydzień 1
Instalacja w biurzetydzień 1–2
Konfiguracja pod firmętydzień 2–3
Pilotaż i odbiórtydzień 3–4
Potem stała opieka ALTROM.
Asystent: 1–2 tygodnie. CRM z agentem: 2–4 tygodnie. Zakres branżowy: 4–8 tygodni i więcej. Wdrożenie obejmuje analizę procesu, instalację w biurze, konfigurację pod firmę, pilotaż na prawdziwych sprawach, szkolenie i protokół odbioru.
Tak, to część każdego wdrożenia. CRM może pracować na klientach albo na projektach, w których przy jednym projekcie jest kilka firm i osobne oferty. Ustawiamy pola karty, szablony pism, typy terminów i zasady pracy asystenta.
Dla firm usługowych i technicznych zatrudniających zwykle od 5 do 20 osób, które regularnie wystawiają oferty albo protokoły: instalacje HVAC, OZE i elektryka, serwis, budowa i wykonawcy, produkcja i handel techniczny, automatyka, biura projektowe. Warunek: serwer plików i firmowa poczta.
Tak. Instalację i odbiór robimy na miejscu w biurze. Potem opieka jest zdalna, przez VPN serwisowy.
ALTROM. W opiece są aktualizacje, monitoring, kopia konfiguracji i bazy na Waszym serwerze plików z testem odtwarzania raz na kwartał oraz wsparcie w dni robocze od 8 do 16.
Z czego składa się koszt
Wdrożeniejednorazowo
Komputer w biurzeWasza własność
Opieka i dostęp do AIco miesiąc
Kwota zależy od liczby osób i procesu.
Koszt ma trzy części: jednorazowe wdrożenie, komputer w biurze, który zostaje Waszą własnością, oraz miesięczną opiekę z dostępem do AI. Kwota zależy od liczby osób, skrzynek i procesu, dlatego podajemy ją po rozmowie i krótkiej analizie.
Tak. Na rozmowie pokazujemy około 15 minut pracy na przykładowej sprawie: od zapytania do szkicu oferty, z zatrzymaniem przed wysyłką. Darmowego okresu próbnego nie ma.
Przed startem zapisujemy kryterium odbioru procesu. Jeśli po wdrożeniu proces go nie spełnia, poprawiamy go bez dopłaty przez dwa tygodnie.
Nie. Miesięczna opieka ALTROM, czyli aktualizacje, monitoring, kopie i wsparcie, jest warunkiem utrzymania systemu w firmie.
30–45 minut rozmowy, w tym 15 minut pracy asystenta na żywo, na przykładowej sprawie. Wybierzemy proces, od którego zaczniecie, i ustalimy, po czym poznacie, że działa.